Правила электронного документооборота с поставщиками

Правила электронного документооборота с поставщиками

ООО «Агро Эксперт Груп»

Редакция от 11.08.2026

Настоящие Правила электронного документооборота с поставщиками ООО «Агро Эксперт Груп» (далее – «Правила») определяют порядок обмена юридически значимыми электронными документами между ООО «Агро Эксперт Груп» (далее – «Компания») и контрагентами, в отношениях с которыми Компания выступает плательщиком по заключаемым и исполняемым договорам (далее – «Контрагент»). Компания и Контрагент совместно именуются «Стороны», а по отдельности – «Сторона».

Для целей настоящих Правил под Контрагентом понимается лицо, с которым Компания заключает или исполняет договор, предусматривающий обязанность Компании по оплате поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, арендной платы либо иного встречного предоставления.

Контрагент, заключая с Компанией договор, содержащий ссылку на настоящие Правила, подтверждает ознакомление с ними и принимает их в полном объеме. Настоящие Правила являются неотъемлемой частью такого договора.

Сведения об операторе электронного документооборота ООО «Агро Эксперт Груп»

1. Общие положения

1.1. Правила устанавливают порядок обмена юридически значимыми электронными документами при заключении и исполнении договоров между Компанией и Контрагентом.

1.2. Обмен с Компанией осуществляется в системе «Контур.Диадок» либо посредством роуминга с оператором ЭДО Контрагента. Об изменении используемого оператора ЭДО Контрагент уведомляет Компанию не позднее 3 (трех) рабочих дней.

1.3. Об изменении контактного лица и (или) его контактных данных Сторона уведомляет другую Сторону незамедлительно, но не позднее 3 (трех) рабочих дней после изменения соответствующих данных, по ЭДО или по адресу электронной почты действующего контактного лица. Все последующие уведомления направляются по контактным данным, указанным в таком уведомлении.

1.4. При электронном обмене Стороны руководствуются законодательством Российской Федерации, настоящими Правилами, соответствующими договорами, заключенными между Сторонами, и правилами операторов ЭДО.

1.5. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица при соблюдении требований законодательства Российской Федерации, признается Сторонами равнозначным аналогичному документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, если заверение печатью предусмотрено для соответствующего документа.

1.6. Электронный документ считается исходящим от Стороны, от имени которой он подписан КЭП, при положительном результате проверки КЭП средствами системы ЭДО. Целостность электронного документа подтверждается положительным результатом проверки КЭП и технологическими документами системы ЭДО. Дата и время направления, получения, подписания, отказа от подписания и аннулирования электронного документа определяются по данным системы ЭДО и технологическим документам оператора ЭДО.

2. Права и обязанности Сторон

2.1. Каждая Сторона самостоятельно и за свой счет обеспечивает подключение к оператору ЭДО, заключение необходимых соглашений с оператором ЭДО, наличие технических средств, программного обеспечения, действующих сертификатов ключей проверки КЭП, МЧД и (или) иных подтверждений полномочий, а также несет риск их ненадлежащего оформления, использования, несвоевременного обновления или отзыва.

2.2. Аннулирование двустороннего документа, подписываемого обеими Сторонами, возможно только путем подтверждения обеими Сторонами документооборота аннулирования такого документа в системе ЭДО.

2.3. Стороны оформляют МЧД своим работникам в соответствии с их полномочиями и незамедлительно, но не позднее 24 часов с момента изменения статуса или увольнения сотрудника, направляют заявление об отзыве МЧД в распределенный реестр ФНС России. Риск наступления неблагоприятных последствий в случае несвоевременного отзыва МЧД несет Сторона, выдавшая такую МЧД.

2.4. Стороны обеспечивают конфиденциальность ключей КЭП, доступ к системе ЭДО только уполномоченных лиц и незамедлительно уведомляют друг друга о компрометации КЭП, МЧД, учетных записей, возможных угрозах безопасности, технической невозможности обмена электронными документами или иных обстоятельствах, препятствующих ЭДО. На период технической невозможности обмена электронными документами Стороны вправе осуществлять обмен документами на бумажном носителе, подписанными уполномоченными представителями Сторон, если иной порядок не согласован Сторонами.

3. Порядок и сроки обмена электронными документами

3.1. Стороны направляют и принимают к исполнению электронные документы в установленные настоящими Правилами и (или) соответствующим договором сроки. Электронный документ должен быть подписан КЭП Направляющей стороны и направлен через систему ЭДО. В зависимости от вида документа электронный документ может иметь в системе ЭДО статус «завершенный документ» либо «требуется подписание».

3.2. ЭДО осуществляется в рамках обмена Сторонами формализованными и неформализованными документами, указанными в настоящем разделе.

3.2.1. Формализованные электронные документы составляются в виде файлов XML по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС России. К формализованным электронным документам относятся:

- счет-фактура;

- универсальный передаточный документ (УПД);

- универсальный корректировочный документ (УКД);

- акт сверки взаиморасчетов;

- электронная транспортная накладная (ЭТРН).

Перечень видов формализованных документов может быть расширен в случае утверждения ФНС России новых форматов электронных документов и при технической готовности Сторон к их обмену. Формализованные документы выставляются в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации, правилами оператора ЭДО и соответствующим договором.

Электронный документ составляется по каждому факту хозяйственной жизни отдельно. Не допускается выставление электронного документа по нескольким фактам хозяйственной жизни или по нескольким договорам, заключенным между Сторонами.

3.2.2. Неформализованные электронные документы могут составляться в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и иных форматах, поддерживаемых системой ЭДО. К неформализованным электронным документам относятся:

- счета на оплату;

- акты об оказании услуг, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12;

- акты сверки взаиморасчетов;

- договоры, дополнительные соглашения, приложения, спецификации, детализации оказанных услуг;

- информационные письма организационно-технического характера, не являющиеся претензиями, требованиями, уведомлениями об изменении, прекращении, нарушении или ненадлежащем исполнении обязательств и не влекущие гражданско-правовых последствий для Сторон.

3.2.3. Отправка неформализованного документа, относящегося к факту хозяйственной жизни, может быть осуществлена до момента отправки формализованного документа по этой операции либо одновременно с ним.

3.3. Перечень документов, которыми Стороны вправе обмениваться посредством ЭДО, является закрытым и указан в пункте 3.2 настоящих Правил. Документы, не указанные в пункте 3.2 настоящих Правил, направляются и подписываются на бумажном носителе, если иное прямо не согласовано Сторонами в письменной форме.

3.4. Претензии, требования, уведомления об одностороннем отказе от договора, уведомления о расторжении, уведомления о нарушении обязательств, требования об уплате неустойки, возмещении убытков, возврате денежных средств, а также иные юридически значимые сообщения, с которыми Стороны связывают возникновение, изменение или прекращение гражданско-правовых последствий, не подлежат направлению через систему ЭДО и направляются на бумажном носителе по юридическому адресу соответствующей Стороны, если иной порядок прямо не установлен соответствующим договором.

3.5. Получение Стороной документа, не предусмотренного пунктом 3.2 настоящих Правил, через систему ЭДО не признается надлежащим способом его направления и не влечет для Получающей стороны начала течения сроков рассмотрения, ответа, исполнения требований или иных гражданско-правовых последствий, если Получающая сторона прямо письменно не подтвердила принятие такого документа к рассмотрению.

3.6. Электронный документ должен быть подписан КЭП лица, имеющего полномочия для подписания соответствующего документа. Полномочия лица на подписание электронного документа подтверждаются законом, учредительными документами, доверенностью, машиночитаемой доверенностью (МЧД) или иным надлежащим основанием.

3.7. В случае неполучения исполнения по направленному электронному документу от Получающей стороны в течение 7 (семи) рабочих дней с даты направления документа Направляющая сторона вправе направить документ на исполнение Получающей стороне на бумажном носителе и, после его подписания Получающей стороной, направить запрос об аннулировании электронного документа в системе ЭДО.

3.8. Стороны не вправе составлять, направлять и подписывать электронные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции, ранее даты фактического исполнения обязательств, завершения этапа или окончания отчетного периода, за который составляется документ. Датирование закрывающих документов датой, предшествующей фактическому исполнению обязательств, не допускается. Дата подписания электронного документа КЭП определяется по данным системы ЭДО и может отличаться от даты фактического исполнения.

4. Ответственность Сторон

4.1. Каждая из Сторон несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящим Правилам в соответствии с законодательством Российской Федерации и условиями договоров, заключенных между Сторонами.

4.2. Стороны не несут ответственности за задержки, сбои и другие недостатки в исполнении обязательств по настоящим Правилам в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы.

4.3. Стороны несут ответственность за конфиденциальность и порядок использования ключей КЭП.

4.4. Сторона, допустившая компрометацию ключа КЭП, несет ответственность за электронные документы, подписанные с использованием скомпрометированного ключа КЭП, до момента официального уведомления об аннулировании (отзыве) соответствующего сертификата и конкретных документов, подписанных указанным ключом.

4.5. В случае возникновения убытков Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по настоящим Правилам, несет ответственность перед другой Стороной за возникшие убытки. При отсутствии доказательств неисполнения или ненадлежащего исполнения Сторонами обязательств риск убытков несет Сторона, чьей КЭП подписан электронный документ, исполнение которого повлекло за собой убытки.

4.6. Прекращение применения настоящих Правил не освобождает Стороны от ответственности по обязательствам, возникшим до прекращения их применения.

5. Разрешение споров

5.1. Стороны принимают необходимые меры для разрешения споров и разногласий, связанных с применением настоящих Правил, путем переговоров и в претензионном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. В случае невозможности разрешения разногласий путем переговоров споры подлежат разрешению в арбитражном суде по месту нахождения истца, с обязательным соблюдением претензионного порядка; срок ответа на претензию составляет не более 5 (пяти) календарных дней с даты ее получения.

6. Конфиденциальность

6.1. Информация, полученная Сторонами в связи с применением настоящих Правил и исполнением договоров, заключенных между Сторонами, считается конфиденциальной. Стороны обязуются ограничивать доступ к такой информации, не передавать ее третьим лицам без письменного согласия другой Стороны, за исключением передачи сотрудникам, аудиторам и иным лицам, которым такая информация необходима для исполнения обязательств и при условии соблюдения конфиденциальности, а также случаев, когда раскрытие требуется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обязательства по настоящему пункту действуют в период применения Правил и в течение 3 (трех) лет после прекращения их применения.

7. Условия обработки персональных данных

7.1. Стороны признают, что в процессе применения настоящих Правил и исполнения договоров, заключенных между Сторонами они могут передавать друг другу персональные данные уполномоченных представителей и сотрудников, включая, но не ограничиваясь: ФИО, должность, контактный телефон, адрес электронной почты, паспортные данные, СНИЛС, ИНН.

7.2. Каждая из Сторон осуществляет обработку персональных данных, полученных от другой Стороны, исключительно в целях применения настоящих Правил, организации электронного документооборота и выполнения обязательств по договоров, заключенных между Сторонами.

7.3. Контрагент гарантирует и подтверждает, что им получены все необходимые, законные, оформленные в виде отдельных документов согласия от своих сотрудников и представителей на передачу их персональных данных Компании и их обработку Компании в целях, указанных в пункте 7.2 настоящих Правил, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

7.4. Контрагент самостоятельно несет полную ответственность перед своими сотрудниками (субъектами персональных данных) и контролирующими органами (Роскомнадзором) за отсутствие или ненадлежащее оформление указанных согласий. В случае предъявления к Компании претензий, исков или наложения административных штрафов со стороны регулирующих органов или физических лиц, связанных с неправомерным получением их персональных данных от Контрагент, Контрагент обязан в полном объеме возместить Компании возникшие убытки и судебные расходы.

7.5. Стороны обязаны обеспечивать конфиденциальность и безопасность полученных персональных данных при их обработке, применять необходимые организационные и технические меры защиты, а также незамедлительно, в течение 24 часов, уведомлять друг друга о фактах несанкционированного доступа, утечки или компрометации информационных систем, задействованных в процессе ЭДО.

8. Действие Правил

8.1. Настоящие Правила действуют с 11.08.2026 и применяются к договору, заключенному между Компанией и Контрагентом, при наличии в нем ссылки на настоящие Правила.

8.2. Актуальная редакция Правил размещается на официальном сайте ООО «Агро Эксперт Груп» agroex.ru. В договоре может быть указана прямая ссылка на страницу, на которой размещены Правила.

8.3. К договору применяется редакция Правил, действующая на дату его заключения, если договором прямо не предусмотрено иное. Новая редакция Правил применяется к ранее заключенному договору только в случаях, прямо предусмотренных таким договором либо согласованных Сторонами.

8.4. Каждая Сторона вправе отказаться от применения настоящих Правил, уведомив другую Сторону не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней.

8.5. Изменение или прекращение применения Правил не влияет на юридическую силу документов, направленных или подписанных до соответствующей даты.

9. Реквизиты ООО «Агро Эксперт Груп»

ООО «Агро Эксперт Груп»: ОГРН 1027708006996; ИНН 7708204519; КПП 771701001; юридический адрес: 129366, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Алексеевский, пр-кт Мира, д. 150, помещ. 502. Официальный сайт: agroex.ru. Оператор ЭДО: АО «ПФ «СКБ Контур» (Контур.Диадок). GUID ООО «Агро Эксперт Груп»: 2BM-7708204519-2012052808255975022630000000000.