Правила электронного документооборота с покупателями

Правила электронного документооборота с покупателями

ООО «Агро Эксперт Груп»

Редакция от 04.08.2026

Настоящие Правила электронного документооборота с покупателями ООО «Агро Эксперт Груп» (далее – «Правила») определяют порядок обмена юридически значимыми электронными документами между ООО «Агро Эксперт Груп» (далее – «Поставщик») и лицом, приобретающим у Поставщика товар по договору поставки (далее – «Покупатель»). Поставщик и Покупатель совместно именуются «Стороны», а по отдельности – «Сторона».

Покупатель, заключая договор поставки, содержащий ссылку на настоящие Правила, подтверждает ознакомление с ними и принимает их в полном объеме. Настоящие Правила являются неотъемлемой частью такого договора поставки.

Сведения об операторе электронного документооборота Поставщика

1. Общие положения

1.1. Правила устанавливают порядок обмена юридически значимыми электронными документами при заключении и исполнении договоров поставки между Поставщиком и Покупателем.

1.2. Обмен с Поставщиком осуществляется в системе «Контур.Диадок» либо посредством роуминга с оператором ЭДО Покупателя. Об изменении используемого оператора ЭДО Покупатель уведомляет Поставщика не позднее 3 (трех) рабочих дней.

1.3. Об изменении контактного лица и (или) его контактных данных Сторона уведомляет другую Сторону не позднее 3 (трех) рабочих дней по ЭДО или по адресу электронной почты действующего контактного лица. Все последующие уведомления направляются по контактным данным, указанным в таком уведомлении.

1.4. При электронном обмене Стороны руководствуются законодательством Российской Федерации, настоящими Правилами, договорами поставки и правилами операторов ЭДО.

1.5. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), равнозначен документу на бумажном носителе. Каждая Сторона гарантирует полномочия лиц, подписывающих документы от ее имени, и надлежащее оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД).

1.6. Дата и время направления, доставки и получения электронного документа определяются по данным системы ЭДО и подтверждаются технологическими документами и статусами оператора.

2. Права и обязанности Сторон

2.1. Каждая Сторона за свой счет обеспечивает подключение к оператору ЭДО, необходимые технические средства, действующие сертификаты КЭП и их своевременное обновление.

2.2. Стороны обеспечивают конфиденциальность ключей КЭП и средств доступа к системе ЭДО, не допускают их использования неуполномоченными лицами и несут риск действий своих работников и представителей.

2.3. МЧД оформляется в пределах полномочий представителя и отзывается незамедлительно, но не позднее 24 часов с момента прекращения или изменения его полномочий.

2.4. Аннулирование документа, подписанного обеими Сторонами, допускается только после подтверждения аннулирования обеими Сторонами в системе ЭДО.

2.5. О технической невозможности электронного обмена Стороны незамедлительно уведомляют друг друга. До восстановления ЭДО документы могут оформляться на бумажном носителе.

2.6. Стороны хранят электронные документы и связанные с ними технологические документы в течение установленных законодательством сроков.

3. Порядок обмена электронными документами

3.1. Документы направляются через систему ЭДО в соответствии с настоящими Правилами и подписываются КЭП Направляющей стороны. Документ может иметь статус завершенного либо требовать подписания Получающей стороной.

3.2. По ЭДО Стороны обмениваются следующими документами:

Формализованные электронные документы:

- счета-фактуры;

- универсальные передаточные документы (УПД);

- универсальные корректировочные документы (УКД);

- акты сверки взаиморасчетов в поддерживаемом формате;

- электронные транспортные накладные (ЭТРН).

Неформализованные электронные документы:

- счета на оплату;

- договоры, дополнительные соглашения, приложения и спецификации;

- доверенности;

- акты сверки взаиморасчетов;

- акты приемки и расхождений, в том числе ТОРГ-2;

- информационные письма.

3.3. Претензии, ответы на них, а также уведомления об одностороннем отказе от исполнения или расторжении договора поставки по ЭДО не направляются. Такие документы направляются способом, предусмотренным договором поставки. Их направление по ЭДО не считается надлежащим и не влечет начала течения срока для ответа, если иное прямо не предусмотрено договором поставки.

3.4. Документы, не предусмотренные пунктом 3.2 настоящих Правил, передаются на бумажном носителе либо иным способом, прямо предусмотренным договором поставки или отдельно согласованным Сторонами.

3.5. Покупатель обязан в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения документа, требующего подписания обеими Сторонами, подписать его КЭП уполномоченного лица либо направить мотивированный отказ от подписания, если иной срок не установлен законодательством или договором поставки.

3.6. Если по истечении срока, установленного пунктом 3.5 настоящих Правил, Покупатель не подписал УПД и не направил мотивированный отказ от его подписания, Поставщик вправе направить Покупателю УПД на бумажном носителе. После подписания УПД на бумажном носителе ранее направленный электронный УПД подлежит аннулированию в системе ЭДО.

3.7. Неподписание УПД или его подписание Покупателем после срока, установленного пунктом 3.5 настоящих Правил, не изменяет дату передачи товара, перехода права собственности и риска случайной гибели или повреждения товара, а также срок оплаты, если фактическая передача товара подтверждена иными товаросопроводительными документами.

3.8. При использовании ЭТРН Покупатель обеспечивает совершение уполномоченным лицом всех действий, предусмотренных для грузополучателя, включая внесение необходимых сведений и подтверждение приемки груза. Если вследствие отсутствия или нестабильности доступа к сети Интернет Покупатель не может совершить такие действия в установленный срок, он обязан незамедлительно уведомить ответственное контактное лицо Поставщика доступным способом о невозможности подписания ЭТРН в текущий момент, причинах и предполагаемом сроке устранения. До восстановления доступа факт передачи товара, его количество, состояние груза и иные существенные обстоятельства фиксируются в иных товаросопроводительных документах Поставщика, документах перевозчика либо иным согласованным Сторонами способом. После восстановления доступа Покупатель незамедлительно завершает необходимые действия в ЭТРН. Последующее совершение таких действий не изменяет фактическую дату передачи товара, подтвержденную указанными документами.

4. Ответственность Сторон

4.1. Стороны несут ответственность за нарушение настоящих Правил в соответствии с законодательством Российской Федерации и договорами поставки.

4.2. Сторона отвечает за сохранность ключей КЭП и средств доступа, полномочия подписантов и последствия документов, подписанных от ее имени, до отзыва сертификата, МЧД или уведомления другой Стороны о компрометации.

4.3. Стороны не отвечают за задержки и сбои, вызванные обстоятельствами непреодолимой силы либо работой оператора и информационных систем вне их разумного контроля, при условии своевременного уведомления другой Стороны.

4.4. Если вследствие ненадлежащего оформления электронного документа причинены убытки, ответственность несет Сторона, оформившая такой документ.

4.5. Прекращение применения настоящих Правил не освобождает Стороны от ответственности по обязательствам, возникшим ранее.

5. Разрешение споров

5.1. Споры и разногласия, возникающие в связи с применением настоящих Правил, Стороны стремятся урегулировать путем переговоров и в претензионном порядке.

5.2. Претензия направляется только способом, установленным договором поставки, с учетом положений пункта 3.3 настоящих Правил. Срок ответа составляет 5 (пять) календарных дней с даты надлежащего получения претензии, если иной срок не установлен договором поставки.

5.3. Неурегулированные споры рассматриваются в арбитражном суде по месту нахождения истца.

6. Конфиденциальность

6.1. Информация, передаваемая при применении настоящих Правил и исполнении договоров поставки, сохраняется Сторонами в конфиденциальности, кроме раскрытия работникам, аудиторам, консультантам, операторам информационных систем и иным лицам, которым она необходима для исполнения обязательств, либо случаев, установленных законом.

6.2. Стороны применяют необходимые меры защиты и не передают конфиденциальную информацию иным третьим лицам без согласия другой Стороны в период применения Правил и 3 (трех) лет после прекращения их применения.

7. Персональные данные

7.1. Каждая Сторона обрабатывает полученные персональные данные представителей и работников другой Стороны только для применения настоящих Правил, заключения и исполнения договоров поставки и гарантирует наличие законных оснований для их передачи, включая согласия субъектов, когда они требуются законом.

7.2. Покупатель самостоятельно отвечает за законность передачи Поставщику персональных данных и возмещает Поставщику документально подтвержденные убытки и судебные расходы, возникшие вследствие неправомерной передачи.

7.3. Стороны обеспечивают безопасность персональных данных и уведомляют друг друга о несанкционированном доступе, утечке или компрометации используемых для ЭДО информационных систем незамедлительно, но не позднее 24 часов с момента обнаружения.

8. Действие Правил

8.1. Настоящие Правила действуют с 04.08.2026 и применяются к договору поставки при наличии в нем ссылки на Правила.

8.2. Актуальная редакция Правил размещается на официальном сайте Поставщика agroex.ru. В договоре поставки может быть указана прямая ссылка на страницу, на которой размещены Правила.

8.3. К договору поставки применяется редакция Правил, действующая на дату заключения договора, если договором прямо не предусмотрено иное. Новая редакция Правил применяется к ранее заключенному договору только в случаях, прямо предусмотренных таким договором либо согласованных Сторонами.

8.4. Каждая Сторона вправе отказаться от применения настоящих Правил, уведомив другую Сторону не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней.

8.5. Изменение или прекращение применения Правил не влияет на юридическую силу документов, направленных или подписанных до соответствующей даты.

9. Реквизиты Поставщика

ООО «Агро Эксперт Груп»: ОГРН 1027708006996; ИНН 7708204519; КПП 771701001; юридический адрес: 129366, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Алексеевский, пр-кт Мира, д. 150, помещ. 502. Официальный сайт: agroex.ru. Оператор ЭДО: АО «ПФ «СКБ Контур» (Контур.Диадок). GUID: GUID Поставщика.